O processo admissional é o conjunto de etapas que formaliza a contratação de um novo empregado — e é também uma das rotinas que mais exige precisão do Departamento Pessoal. Um erro na admissão pode gerar passivo trabalhista desde o primeiro dia: contrato com cláusula inválida, registro fora do prazo no eSocial, exame médico não realizado, documentação incompleta.
E ao contrário de outros erros na folha, que podem ser corrigidos no mês seguinte, falhas na admissão constroem uma base jurídica frágil que pode comprometer toda a relação de emprego.
Neste artigo, você vai encontrar o processo admissional completo — do momento em que o RH comunica a contratação até o primeiro dia do empregado na empresa — com todos os documentos exigidos, os prazos do eSocial, as modalidades de contrato e os cuidados que o DP deve ter em cada etapa.
Em resumo:
- O registro no eSocial deve ocorrer antes do início das atividades — sem exceção
- O empregado precisa realizar o exame médico admissional antes do primeiro dia de trabalho
- A CTPS Digital é o padrão desde 2019 — nenhuma empresa pode exigir a versão física para admitir; a física só é relevante em situações residuais
- O contrato de trabalho pode ser por prazo indeterminado, determinado, intermitente ou parcial — cada um com regras específicas
- Arquive a documentação admissional por no mínimo 5 anos após o desligamento
Base Legal: O Que Regula a Admissão de Empregados
A admissão tem respaldo em um conjunto de normas que o DP precisa conhecer:
- Arts. 29 e 41 da CLT: obrigam o registro do empregado na CTPS e no Livro ou sistema de Registro de Empregados — hoje substituído pelo eSocial
- Arts. 442 e 443 da CLT: definem o contrato de trabalho e suas modalidades — prazo indeterminado, determinado, parcial e intermitente
- Art. 168 da CLT e NR-7: tornam obrigatório o exame médico admissional antes do início das atividades
- Decreto 8.373/2014 e Manual de Orientação do eSocial: regulamentam o evento S-2200 — registro de admissão — com a exigência de envio antes do primeiro dia de trabalho
- Portaria MTE 671/2021: consolida as regras sobre documentação trabalhista, registro de ponto e trabalho remoto
- Lei 13.874/2019 (Liberdade Econômica): simplificou algumas obrigações de registro para micro e pequenas empresas
- LGPD — Lei 13.709/2018: impõe cuidados no tratamento dos dados pessoais coletados na admissão.
⚠️ O prazo para envio do S-2200 no eSocial é antes do início das atividades — não no primeiro dia. Se o empregado começar a trabalhar sem nenhum registro no eSocial, a empresa já está em infração. Existe uma única exceção legítima: enviar o evento opcional S-2190 (Registro Preliminar) até o dia anterior ao início das atividades, contendo apenas os dados básicos (CPF, data de nascimento e data de admissão). Nesse caso, a empresa ganha prazo até o dia 15 do mês subsequente para completar com o S-2200 .
Etapa 1 — Receber a Comunicação de Contratação do RH
O processo admissional se inicia no momento em que o RH comunicar o DP sobre a vaga preenchida. Essa comunicação deve acontecer com antecedência suficiente para que o DP execute todas as etapas antes do primeiro dia — idealmente com pelo menos 5 dias úteis de antecedência.
O que o DP precisa receber do RH nesse momento:
- Nome completo do candidato aprovado
- CPF e data de nascimento
- Cargo, função e CBO (Classificação Brasileira de Ocupações)
- Salário acordado e jornada de trabalho
- Data prevista de início
- Modalidade de contrato (prazo indeterminado, determinado, intermitente, parcial)
- Local de trabalho (presencial, híbrido, remoto)
- Centro de custo
💡 Se a sua empresa ainda não tem um formulário padronizado para essa comunicação, este é o momento de criar. Um formulário de solicitação de admissão — preenchido pelo RH e enviado ao DP — elimina informações faltantes e retrabalho.
Etapa 2 — Coleta da Documentação Admissional
O DP deve solicitar ao novo empregado os documentos necessários para formalizar a contratação. Existe uma lista mínima exigida por lei — e uma lista complementar que muitas empresas adotam por boas práticas:
Relação de Documentos:
- Documento de identidade com foto (RG, CNH, passaporte, etc.) — a lei não exige especificamente o RG, mas sim algum documento válido que comprove a identidade; o CPF é o dado efetivamente exigido por lei
- CPF — ou documento que já contenha o CPF (a maioria dos documentos de identidade emitidos após 2017 já inclui)
- CTPS — Atualmente o registro do empregado é feito na CTPS Digital cujo número é o de CPF.
- PIS/PASEP — não é mais necessário para novas admissões desde o FGTS Digital (mar/2024): o CPF passou a ser o ideal. O PIS só continua relevante em duas situações: contratos anteriores a mar/2024 e equipamentos de ponto eletrônico REP-C homologados pela antiga Portaria 1510/2009, que ainda exigem o PIS como identificador
- Comprovante de residência atualizado
- Certidão de nascimento ou casamento — para fins de dependentes no IRRF e em benefícios
- Certificado de reservista — para homens entre 18 e 45 anos
- Título de eleitor — não é documento legalmente obrigatório para admissão (não consta nos leiautes do eSocial); é apenas comumente solicitado. Logo, sugerimos que o DP reveja a necessidade de solicitar este documento para não ferir o art. 6º, III da LGPD — princípio da necessidade.
- Diploma ou certificado de escolaridade — quando o cargo exigir formação específica
- Registro profissional — quando aplicável (CRM, CREA, CRC, OAB, etc.)
Documentos para benefícios e folha:
- Dados bancários para pagamento de salário
- Declaração de dependentes para fins de IRRF (formulário próprio da empresa)
- Declaração de dependentes para fins de Salário Família
- Declaração de opção pelo vale-transporte — com itinerário e valor
- Dados dos dependentes para inclusão em plano de saúde
Documentos para o eSocial:
- Nome da mãe
- Nacionalidade e país de nascimento
- Grau de instrução
- Endereço completo com CEP
- Raça/cor (autodeclaração — preenchimento obrigatório no eSocial desde 2023)
⚠️ A coleta de dados de raça/cor é obrigatória no eSocial desde janeiro de 2023 — mas deve ser feita por autodeclaração do empregado, de forma voluntária e sem constrangimento. O DP não pode inferir ou preencher esse campo sem a manifestação expressa do empregado.
💡 Admissão de pessoa com deficiência (PCD): quando a contratação for para preencher a cota de PCD (Lei 8.213/91, art. 93), será necessário laudo médico ou avaliação biopsicossocial que comprove a condição, a ser arquivado junto à documentação admissional.
Etapa 3 — Exame Médico Admissional
O exame médico admissional é obrigatório por força do art. 168 da CLT e da NR-7. Deve ser realizado antes do início das atividades — não no primeiro dia de trabalho, não na primeira semana.
O que o DP deve providenciar:
- Agendamento do exame com a clínica de medicina do trabalho parceira da empresa
- Emissão da Ordem de Serviço de Saúde Ocupacional (OSSO) ou documento equivalente com a descrição do cargo e dos riscos ocupacionais
- Envio do empregado para o exame com antecedência suficiente
O Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) deve conter:
- Nome do empregado e respectivo cargo
- Indicação dos riscos ocupacionais
- Indicação dos procedimentos médicos realizados
- Definição de apto ou inapto para o cargo
- Nome, CRM e assinatura do médico
- Data de realização
⚠️ O empregado considerado inapto no exame admissional não pode iniciar as atividades. O DP deve comunicar imediatamente o RH e aguardar orientação sobre o encaminhamento do caso. Admitir um empregado inapto é uma infração grave às normas de SST.
Exames complementares: Dependendo do cargo e dos riscos ocupacionais identificados no PGR, o médico do trabalho pode solicitar exames complementares — audiometria, espirometria, hemograma, entre outros. O custo é sempre da empresa.
Motoristas profissionais (categorias C, D e E): exame toxicológico obrigatório, além do ASO
Para motoristas profissionais, o § 6oo art. 148 da CLT exige um exame toxicológico específico antes da admissão (e no desligamento), separado do ASO comum. O exame detecta uso de substâncias nos últimos 90 dias e o resultado deve ser enviado ao eSocial.
Etapa 4 — Formalização do Contrato de Trabalho
Embora o contrato de trabalho possa ser verbal, a prática é que o contrato seja firmado por escrito para proteger a empresa. A modalidade do contrato define direitos, prazos e obrigações específicas:
Contrato por Prazo Indeterminado
É a modalidade padrão — sem data de término definida. Pode ser encerrado por qualquer das partes a qualquer momento, com as consequências legais correspondentes (aviso prévio, verbas rescisórias etc.).
Quando usar: é a modalidade mais comum e deve ser a regra quando não há justificativa específica para contrato temporário.
Contrato por Prazo Determinado
Tem data de início e término definidas — não pode ultrapassar 2 anos e pode ser prorrogado uma única vez. Se prorrogado mais de uma vez ou se o empregado continuar trabalhando após o término sem nova formalização, o contrato passa automaticamente a ser por prazo indeterminado.
Quando usar: projetos específicos, substituição de empregado afastado, acréscimo extraordinário de serviços.
Modalidades específicas:
- Contrato de experiência: subtipo do contrato por prazo determinado, com duração máxima de 90 dias — podendo ser prorrogado uma vez, desde que o total não ultrapasse 90 dias
Etapa 5 — Cadastro no Sistema de Folha de Pagamento
- Inserir corretamente todos os dados do empregado no sistema de folha de pagamento: Salário, adicionais, benefícios, descontos, jornada de trabalho, modalidade de contrato, centro de custo… etapa essencial para as demais etapas. Um erro aqui, terá impacto em todas as demais.
Etapa 6 — Registro no eSocial (Evento S-2200)
Este é o passo mais crítico do processo admissional — e o que mais gera infração quando mal executado.
O evento S-2200 deve ser transmitido antes do início das atividades do empregado — sem exceção. Não existe prazo de dias após a admissão: o sistema exige que o empregado já esteja registrado quando começar a trabalhar.
Campos obrigatórios no S-2200:
- Dados pessoais: nome, CPF, data de nascimento, nome da mãe, nacionalidade, grau de instrução, raça/cor
- Dados do vínculo: data de admissão, cargo, CBO, salário, jornada, tipo de contrato
- Dados de lotação: estabelecimento, centro de custo
- Dados do horário: turno de trabalho, horário de entrada e saída
Sequência correta no eSocial para uma admissão:
0. S-2190 (Registro Preliminar) → opcional, até o dia anterior ao início, quando faltam dados para o S-2200 completo
1. S-2200 (Cadastramento Inicial / Admissão) → até o dia anterior ao início (ou até o dia 15 do mês seguinte, se precedido do S-2190)
2. S-2240 (Condições Ambientais de Trabalho — SST) → até o dia 15 do mês seguinte
3. S-1200 (Remuneração) → na competência do primeiro mês trabalhado
⚠️ Se o empregado começou a trabalhar e o S-2200 ainda não foi enviado, a empresa está em situação de infração. Transmita imediatamente e, se necessário, consulte o setor jurídico sobre o risco de autuação.
Etapa 7 — Registro na CTPS
Ao enviar o S-2200 para o eSocial a anotação na CTPS digital será feita automaticamente. É obrigatório conter:
- Data de admissão
- Cargo ou função
- Salário e forma de pagamento
- Local de trabalho
CTPS Digital (padrão desde 2019): o registro é feito exclusivamente pelo empregador no eSocial, por meio do evento S-2200 – identificado pelo CPF do empregado. Após o processamento, o empregado consulta sua CTPS pelo aplicativo Carteira de Trabalho Digital ou pelo portal Gov.br. Não há nenhum documento físico a preencher, assinar ou entregar – e a empresa não pode exigir a versão física do candidato.
CTPS física (situação residual): hoje só é emitida ou usada em casos excepcionais (ex.: comprovação de vínculos muito antigos, ou exigência específica de algum órgão como embaixadas). Quando efetivamente utilizada, o empregador deve anotar e devolver ao empregado em até 5 dias úteis. Mas isso não é mais parte do fluxo padrão de admissão.
💡 A CTPS digital tem o mesmo valor legal da física desde a Lei 13.874/2019. O empregado que só tem CTPS digital não precisa providenciar a física — e a empresa não pode exigir isso.
Etapa 8 — Cadastro nos Sistemas Internos e Benefícios
Com o registro formalizado, o DP deve incluir o novo empregado em todos os sistemas e benefícios da empresa:
Sistemas:
- Sistema de controle de ponto — criação do cadastro e configuração da jornada
- Sistema de benefícios (quando houver) — plano de saúde, vale-refeição, vale-alimentação, seguro de vida
Benefícios legais:
- Vale-transporte: incluir no sistema após receber a declaração de opção do empregado com o itinerário — o desconto máximo é de 6% do salário, conforme a Lei 7.418/1985
Benefícios da empresa (não obrigatórios):
- Plano de saúde: incluir titular e dependentes dentro do prazo estipulado pela operadora — geralmente até o dia 10 do mês seguinte à admissão
- Seguro de vida: comunicar a seguradora com os dados do novo empregado
Etapa 9 — Integração e Entrega de Documentos ao Empregado
Finalmente, o último passo do processo admissional é a integração e o DP tem papel importante aqui, mesmo que a condução seja do RH.
Documentos que o empregado deve receber no primeiro dia:
- Cópia do contrato de trabalho assinado por ambas as partes
- Regulamento interno da empresa — com recibo de ciência assinado
- Política de uso de equipamentos e sistemas (quando aplicável)
- Política de benefícios
- Política de proteção de dados pessoais (LGPD)
- Informações sobre o sistema de ponto — horário, como registrar, tolerâncias
O que o DP deve colher assinado do empregado:
- Declaração de opção pelo vale-transporte
- Declaração de dependentes para IRRF e Salário Família
- Recibo de entrega do regulamento interno
- Termo de autorização de desconto em folha (para descontos não obrigatórios)
Checklist Completo do Processo Admissional
Antes do primeiro dia:
- Receber comunicação formal do RH com todos os dados da contratação
- Solicitar e conferir a documentação admissional completa
- Agendar e realizar o exame médico admissional — obter o ASO com resultado apto
- Redigir e assinar o contrato de trabalho na modalidade correta
- Cadastrar no sistema de folha de pagamento
- Transmitir o evento S-2200 no eSocial antes do início das atividades
- Cadastrar no sistema de ponto com a jornada correta
- Incluir nos benefícios — plano de saúde, vale-transporte, seguro de vida
No primeiro dia ou logo após:
- Entregar cópia do contrato de trabalho ao empregado
- Colher assinatura no regulamento interno e demais documentos
- Receber declaração de opção pelo vale-transporte com itinerário
- Receber declaração de dependentes para IRRF
- Transmitir o S-2240 (condições ambientais de trabalho) até o dia 15 do mês seguinte
No primeiro fechamento de folha:
- Verificar se todas as rubricas estão configuradas corretamente
- Confirmar o recolhimento do FGTS do primeiro mês
- Transmitir o S-1200 (remuneração) na competência correta
Perguntas Frequentes
1. O que acontece se o empregado começar a trabalhar antes do S-2200 ser enviado?
A empresa está em situação de infração. O empregado está trabalhando sem registro, o que é expressamente vedado pela CLT e pelo Manual de Orientação do eSocial. Em seguida, o DP precisa transmitir o S-2200 mesmo que retroativamente. A Auditoria Fiscal do Trabalho pode lavrar auto de infração com multa por empregado não registrado — e o valor pode ser significativo, especialmente em caso de reincidência.
Lembrete preventivo: se o DP sabe de antemão que não vai conseguir reunir todos os dados a tempo do S-2200 completo, a saída legítima é enviar o S-2190 (Registro Preliminar) até o dia anterior ao início – isso evita a infração e dá prazo até o dia 15 do mês seguinte para completar o cadastro com o S-2200.
2. É possível admitir sem o exame médico admissional e realizá-lo depois?
Não. O art. 168 da CLT e a NR-7 são explícitos: o exame admissional deve ser realizado antes do início das atividades. Admitir sem o ASO é infração às normas de SST — sujeita a autuação e, em caso de acidente ou doença, pode agravar significativamente a responsabilidade da empresa. O DP deve ser firme nesse ponto mesmo quando há pressão para o empregado começar antes do exame.
3. O contrato de experiência pode ser renovado mais de uma vez?
Não. O contrato de experiência — que é uma modalidade do contrato por prazo determinado — pode ser prorrogado uma única vez, desde que o prazo total não ultrapasse 90 dias. Se o empregado for prorrogado mais de uma vez, ou se continuar trabalhando após o término sem novo contrato formalizado, o vínculo passa automaticamente a ser por prazo indeterminado — com todas as consequências legais que isso implica.
Conclusão
O processo admissional bem executado é a base de uma relação de emprego juridicamente sólida. Cada etapa — da coleta de documentos ao registro no eSocial — tem impacto direto na conformidade legal da empresa e na experiência do novo empregado. Um DP organizado, com checklist atualizado e prazos controlados, elimina as principais fontes de erro na admissão e garante que o novo colaborador comece sua jornada com tudo em ordem.
Se a sua empresa ainda não tem um fluxo padronizado para o processo admissional — com formulários, prazos definidos e responsabilidades claras entre RH e DP —, este artigo é o ponto de partida para construí-lo.
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