Admissão do Empregado - dpdevalor.com.br

Resumo: A admissão de um novo empregado envolve uma série de obrigações legais que vão muito além da assinatura do contrato. O DP precisa garantir o registro correto, a coleta dos documentos obrigatórios, a realização do exame admissional, os acordos de jornada (quando aplicável) e a transmissão dos dados no eSocial, tudo antes ou no primeiro dia de trabalho. Erros nessa etapa podem gerar multas, irregularidades trabalhistas e previdenciárias, ou até o reconhecimento de vínculo empregatício sem registro, o que traz consequências muito mais graves. Este guia reúne, em formato de checklist, todos os passos e documentos necessários para uma admissão correta e segura.

Base Legal

CLT, art. 29 – obrigatoriedade de anotação na CTPS em até 48 horas
CLT, art. 41 – obrigatoriedade do Registro de Empregados
CLT, art. 168, I – exame médico admissional obrigatório por conta do empregador
CLT, art. 373-A, IV – proibição de exigir atestado de gravidez ou esterilidade na admissão
CLT, art. 456, parágrafo único – obrigações do empregado quanto às tarefas compatíveis com sua condição
CLT, art. 601 e 602 – contribuição sindical e prova de quitação na admissão
CF/88, art. 7º, XVI – adicional de horas extras mínimo de 50%
NR-7 – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO)
eSocial – evento S-2200 (Cadastramento Inicial do Vínculo)

CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social

A CTPS deve ser apresentada pelo empregado no ato da admissão. O empregador tem até 48 horas para realizar as anotações obrigatórias e devolvê-la ao trabalhador, com recibo de entrega e devolução.

Desde a implantação da CTPS Digital, a anotação é feita eletronicamente via eSocial. A Carteira em papel ainda pode circular, mas o registro eletrônico no eSocial (evento S-2200) passou a ser o meio oficial.

O que anotar na CTPS	Prazo e detalhes
Identificação do empregador	Em até 48 horas após a admissão
Data de admissão	Em até 48 horas após a admissão
Remuneração e condições especiais	Em até 48 horas após a admissão
Contrato de experiência	Anotar no campo ‘Anotações Gerais’ com prazo de duração
Carteiras profissionais de classe	Conforme exigência da categoria (OAB, CREA, CRC etc.)

Proibido exigir na admissão: É expressamente vedado exigir, na admissão ou permanência no emprego, atestado ou exame de qualquer natureza para comprovação de esterilidade ou gravidez (CLT, art. 373-A, IV). A infração sujeita a empresa a multa e ação indenizatória.

Registro de Empregados

Toda empresa é obrigada a manter o registro de seus empregados em Livro ou Ficha de Empregado (que pode ser eletrônico). Com o eSocial, o evento S-2200 substituiu o livro físico para fins de obrigação acessória, mas a empresa deve manter os dados atualizados e acessíveis para fiscalização.

O registro deve conter, no mínimo: nome, nacionalidade, data de nascimento, estado civil, endereço, função, data de admissão, salário, forma e periodicidade do pagamento.

Exame Médico Admissional

O exame admissional é obrigatório e deve ser realizado antes do início das atividades do empregado. Ele é custeado integralmente pelo empregador, não podendo ser cobrado do trabalhador, nem mesmo de forma indireta.

O resultado é formalizado no ASO (Atestado de Saúde Ocupacional), que deve ser emitido em duas vias: uma fica com o empregado e a outra é arquivada pela empresa. O ASO integra o PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional), obrigatório para todos os empregadores.

Cuidado – empregado considerado apto para função diferente: O ASO é emitido para a função específica para a qual o empregado foi contratado. Se o empregado for remanejado de função, um novo exame pode ser necessário, especialmente quando a nova função envolve exposição a agentes de risco diferentes.

Contrato de Trabalho e Contrato de Experiência

O contrato de trabalho formaliza o vínculo empregatício. Pode ser por prazo indeterminado (regra geral) ou por prazo determinado (como o contrato de experiência). O contrato de experiência tem prazo máximo de 90 dias, podendo ser prorrogado uma única vez, e deve ser anotado no campo ‘Anotações Gerais’ da CTPS.

Regra do contrato de experiência:

Prazo máximo: 90 dias (incluindo prorrogações).
Permitida uma única prorrogação dentro desse prazo.
Se prorrogado além de 90 dias ou mais de uma vez: converte-se automaticamente em contrato por prazo indeterminado.
Deve ser anotado na CTPS no campo ‘Anotações Gerais’.

Acordos de Jornada

Se a empresa utiliza prorrogação de jornada (horas extras) ou compensação de horas (folga no sábado, por exemplo), os acordos correspondentes devem ser formalizados já na admissão, antes de qualquer hora extra ou compensação ser realizada.

Acordo de Prorrogação (Horas Extras)	Acordo de Compensação de Horas
Permite ao empregado fazer até 2 horas extras por dia. Adicional mínimo: 50% sobre a hora normal (CF, art. 7º, XVI). Deve ser escrito e assinado pelo empregado (ou previsto em norma coletiva).	Permite compensar horas excedentes de um dia com folga em outro. Acordo individual escrito: válido para compensação no mesmo mês. Banco de horas (até 12 meses): exige acordo ou convenção coletiva.

Declaração de Dependentes e Autorização de Descontos

A declaração de dependentes para fins de IRRF deve ser coletada de todos os empregados na admissão, mesmo que o salário seja inferior ao limite de isenção. Ela garante que os dependentes sejam considerados no cálculo do imposto desde o primeiro pagamento.

A autorização de descontos em folha (convênios, farmácia, plano de saúde, etc.) deve ser específica, assinada pelo empregado, e também constar no contrato de trabalho como cláusula expressa. Desconto sem autorização é ilícito.

Vale-Transporte

O empregado deve, por escrito, informar ao empregador os dados necessários para o vale-transporte: endereço residencial, meios de transporte utilizados e frequência diária. A empresa deve guardar essa declaração.

Se o empregado optar por não receber o vale-transporte, deve assinar uma declaração de recusa. Sem esse documento, a empresa fica exposta à cobrança retroativa do benefício.

Contribuição Sindical

Na admissão, o empregador deve exigir prova de quitação da contribuição sindical, seja por anotação na CTPS, guia de recolhimento ou declaração do sindicato. Caso o empregado não comprove a quitação, o empregador deverá efetuar o desconto.

Contribuição sindical é opcional desde a Reforma Trabalhista: A partir da Lei 13.467/2017, o desconto da contribuição sindical passou a ser facultativo: o empregado precisa autorizar expressamente o desconto. Sem autorização prévia e expressa por escrito, o desconto é ilícito. Portanto, a obrigação do empregador na admissão é apenas verificar a quitação e, se houver autorização do empregado, efetuar o desconto.

eSocial – Evento S-2200

A transmissão do evento S-2200 (Cadastramento Inicial do Vínculo) é obrigatória e deve ser feita antes do início das atividades do empregado. Trabalhar sem o S-2200 transmitido equivale a manter empregado sem registro, sujeito a autuação fiscal e multa.

Sequência correta no eSocial:

1. Transmitir o S-2200 (ou S-2190 para admissão por omissão) antes do primeiro dia de trabalho.
2. Após o S-2200, transmitir o S-2240 se o empregado exercer atividade com risco de saúde.
3. Garantir que o CPF do empregado esteja regular na Receita Federal antes da transmissão.

Situações Especiais na Admissão

Situação especial	Cuidados e exigências
Menor de 18 anos	– Menor aprendiz: contrato de aprendizagem com SESC/SENAC/SENAI ou convênio na própria empresa. – Proibido trabalho noturno (antes das 22h), perigoso ou insalubre. – Necessária autorização dos responsáveis legais. – Não se aplica acordo de compensação de horas sem norma coletiva com sindicato.
Trabalhador estrangeiro	– Exige autorização de trabalho junto à Coordenação-Geral de Imigração. – Verificar visto e regularidade migratória antes da admissão. – Apresentar documento de identificação estrangeiro válido.
Profissão regulamentada	– Exigir carteira profissional do órgão de classe correspondente. – Exemplos: OAB (advogado), CREA (engenheiro), CRC (contador), CRM (médico). – Anotar o registro profissional no contrato de trabalho e na CTPS, se exigido.
Empregado com salário inferior ao teto do Salário-Família	– Verificar se há dependentes que geram o benefício. – Solicitar documentação comprobatória: certidão de nascimento dos filhos, comprovante de matrícula escolar (a partir de 7 anos) e caderneta de vacinação (até 7 anos). – Valor e teto de salário para recebimento do benefício variam anualmente: verificar tabela vigente.

Checklist Completo de Admissão

Use a tabela abaixo como guia de conferência a cada nova admissão. Os itens de CTPS, Registro de Empregados e ASO são obrigatórios por lei:

Documento / Ação	Observação
CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social)	Registrar em até 48h
Registro no Livro ou Ficha de Empregado	Obrigatório em todas as atividades
ASO – Atestado de Saúde Ocupacional (admissional)	Por conta do empregador, NR-7
Contrato de trabalho assinado	Individual ou coletivo
Contrato de experiência (se aplicável)	Máximo 90 dias, anotar na CTPS
CPF	Original ou cópia autenticada
RG (ou documento com foto)	Original ou cópia autenticada
Comprovante de inscrição no PIS/NIS	Cartão ou extrato
Título de Eleitor	Obrigatório para maiores de 18 anos
Certificado de Reservista / Alistamento Militar	Para homens entre 18 e 45 anos
Foto 3×4	1 foto recente
Comprovante de residência	Para cadastro e vale-transporte
Dados bancários	Para pagamento do salário
Declaração de dependentes (IRRF)	Mesmo que o salário seja isento
Declaração de vale-transporte (opção ou recusa)	Assinada pelo empregado
Carteiras profissionais de classe (se aplicável)	OAB, CREA, CRC, CRM etc.
Autorização de trabalho (trabalhador estrangeiro)	Coordenação-Geral de Imigração
Relação de salário de contribuição (se houver)	Para comprovação de carência no INSS
Autorização de descontos (convênios)	Assinada pelo empregado, se aplicável
Acordo de prorrogação de horas (se aplicável)	Assinado pelo empregado
Acordo de compensação de horas (se aplicável)	Assinado pelo empregado
Comprovante de dependentes para Salário-Família (se aplicável)	Baixa renda, verificar tabela vigente
eSocial – evento S-2200 (Cadastramento Inicial)	Transmitir antes do início das atividades

Conclusão

Uma admissão bem feita protege tanto a empresa quanto o empregado. Do ponto de vista trabalhista, a falta de registro, a ausência do ASO ou a omissão no eSocial são infrações com multas significativas. Do ponto de vista operacional, documentos bem coletados na admissão evitam retrabalho, inconsistências na folha e problemas com fiscalização.

Tenha sempre o checklist em mãos, revise periodicamente os documentos exigidos (especialmente tabelas como a do Salário-Família e limites de isenção do IRRF) e formalize tudo por escrito: é a melhor proteção para ambas as partes.

Checklist para o DP

Transmita o S-2200 no eSocial antes do primeiro dia de trabalho, nunca depois.
Devolva a CTPS ao empregado com recibo assinado em até 48 horas.
Nunca exija atestado de gravidez ou esterilidade: é proibido e gera multa.
Formalize todos os acordos de jornada (prorrogação e compensação) já na admissão.
Colete a declaração de dependentes mesmo de empregados com salário abaixo da faixa de tributação.
Guarde a declaração de recusa do vale-transporte: sem ela, a empresa pode ser obrigada a pagar retroativamente.
Verifique se a contribuição sindical tem autorização expressa do empregado antes de descontar.
Para menores, estrangeiros e profissões regulamentadas: redobrar a atenção com os documentos específicos.
Revise anualmente os tetos e valores do Salário-Família e da isenção do IRRF.

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