Resumo: A CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social) é um documento pessoal do trabalhador que acompanha toda a sua trajetória profissional. Por isso, a lei é clara: o empregador só pode registrar informações objetivas e neutras, e é expressamente proibido fazer qualquer anotação que desabone ou prejudique o empregado (CLT, art. 29, §4º). Advertências, suspensões, motivos de rescisão por justa causa, referências a processos trabalhistas e até a menção ao motivo de redução de férias são exemplos de anotações proibidas. Mesmo que a informação seja verdadeira, registrá-la na CTPS caracteriza ato ilícito. As consequências vão desde multa administrativa até condenação por dano moral, com valores que podem chegar a dezenas de milhares de reais, conforme a gravidade e o impacto na vida profissional do trabalhador.
Base Legal
CLT, art. 29 – obrigações e limites nas anotações da CTPS
CLT, art. 29, §4º – vedação expressa a anotações desabonadoras
CLT, art. 52 – multa por anotações indevidas
Código Civil, art. 186 – responsabilidade civil por ato ilícito
Código Civil, art. 187 – abuso de direito como ato ilícito
CF/88, art. 5º, X – inviolabilidade da honra, imagem e vida privada
O que a Lei Diz
O art. 29 da CLT estabelece quais informações devem constar na CTPS: data de admissão, identificação do empregador, remuneração e condições especiais. O §4º do mesmo artigo proíbe categoricamente qualquer anotação desabonadora:
CLT, art. 29, §4º“É vedado ao empregador efetuar anotações desabonadoras à conduta do empregado em sua Carteira de Trabalho e Previdência Social.”
O ponto central é que a CTPS é um documento público da vida profissional do trabalhador, consultado por futuros empregadores, instituições financeiras e órgãos previdenciários. Qualquer informação negativa ali registrada pode prejudicar o empregado muito além do término daquele contrato específico.
A Vedação Vale Mesmo Quando a Informação é Verdadeira
Este é o aspecto mais contraintuitivo do tema: não importa se a suspensão realmente ocorreu, se o empregado realmente cometeu a falta ou se a rescisão foi mesmo por justa causa. A ilicitude da anotação não depende da veracidade do fato: ela decorre da natureza desabonadora da informação e do impacto que ela pode causar na vida profissional do trabalhador.
Exemplo paradigmático reconhecido pelo TST: Anotar na CTPS que a rescisão por justa causa ocorreu ‘por [motivo]’, mesmo que o motivo seja verdadeiro e comprovado, caracteriza anotação desabonadora e sujeita a empresa à multa e ao pagamento de indenização por dano moral. Da mesma forma, registrar que as férias foram de 24 dias (em vez de 30) ‘devido a 7 faltas injustificadas’ viola o art. 29, §4º da CLT. A CTPS deve registrar apenas o período de gozo, nunca o motivo da redução.
O Caso Especial das Retificações por Decisão Judicial
Quando a Justiça do Trabalho determina a retificação de dados na CTPS, como a data de admissão, o empregador deve fazer a correção sem mencionar a origem judicial da determinação. Registrar ‘conforme decisão judicial’ ou ‘por força de processo trabalhista’ é considerado anotação desabonadora, pois sinaliza a futuros empregadores que o trabalhador recorreu à Justiça para fazer valer seus direitos, o que pode prejudicá-lo em novas contratações.
Posição consolidada do TST (RR: 1608320115070013)“O registro, na CTPS do trabalhador, de ajuizamento de ação trabalhista para reconhecimento de direitos que deveriam ter sido espontaneamente satisfeitos pelo empregador, importa conduta discriminatória, que deve ser repudiada pelo Poder Judiciário.”
Exceção: a anotação de que a reintegração se deu ‘em cumprimento de decisão judicial’, sem mencionar o processo, foi considerada pelo TST como exercício regular de direito, não configurando dano moral em julgado específico. O cuidado, porém, deve ser redobrado.
O que Pode e o que Não Pode ser Anotado
PODE anotar na CTPS
NÃO pode anotar na CTPS
– Data de admissão – Identificação do empregador (razão social, CNPJ, endereço) – Remuneração e condições especiais do contrato – Período de gozo das férias (datas de início e término) – Contrato de experiência (no campo Anotações Gerais) – Data de saída (rescisão) – Registros profissionais (OAB, CREA etc.), quando exigido – Correções/retificações de dados (sem mencionar origem judicial)
– Suspensão disciplinar ou advertência – Motivo da rescisão (incluindo justa causa) – Referência a processos trabalhistas ou decisões judiciais – Faltas injustificadas ou motivo de redução de férias – Descontos salariais e seus motivos – Qualquer comentário sobre o comportamento do empregado – Ocorrências disciplinares de qualquer natureza – Histórico de penalidades ou advertências
Onde Registrar Então?
Tudo o que não pode constar na CTPS deve ser registrado nos documentos internos da empresa, que ficam em posse do empregador e servem para controle e, eventualmente, como prova em ação judicial. Os locais corretos são:
Ficha ou Livro de Registro de Empregados: para histórico disciplinar, suspensões e advertências
Controles de frequência: para faltas injustificadas e atrasos
Prontuário funcional do empregado: para advertências assinadas, ocorrências e documentação disciplinar
Comunicação interna de rescisão: para registrar o motivo da justa causa (uso interno, nunca na CTPS)
Regra de ouro: Se a informação é negativa para o empregado, ela não vai na CTPS: vai no registro interno da empresa. A CTPS existe para comprovar a vida profissional do trabalhador, não para perpetuar punições ou constrangimentos.
Exemplos Práticos: Errado × Correto × Onde Registrar
A tabela abaixo apresenta as situações mais comuns do dia a dia do DP, com a anotação indevida, a forma correta e o local adequado para o registro interno:
Situação
Anotação ERRADA na CTPS
Anotação CORRETA na CTPS
Onde registrar o fato
Retificação de data de admissão por determinação judicial
‘Retifica-se a admissão para 12/04/2006 conforme decisão judicial, Processo nº 01008/2003.’
‘Retifica-se a data de admissão do trabalhador, com esta empresa, para 12/04/2006.’
Nenhum registro adicional necessário na CTPS além da data corrigida.
Reintegração por decisão judicial
‘Reintegração do empregado por determinação judicial em cumprimento de sentença.’
‘Retorno às atividades em [data].’
Apenas a data de retorno. A origem judicial não deve constar.
Suspensão disciplinar
‘Empregado suspenso por 3 dias por faltas injustificadas.’
Nenhuma: não há anotação na CTPS.
Registrar na ficha interna de registro do empregado para histórico disciplinar.
Férias reduzidas por faltas injustificadas
‘Empregado gozou 24 dias de férias por ter tido 7 faltas injustificadas no período aquisitivo.’
Registrar apenas o período de gozo das férias, sem indicar o motivo da redução. Ex.: Início: 01/03/2025 | Término: 24/03/2025
O motivo da redução fica nos controles internos de frequência, nunca na CTPS.
Desconto salarial por dano causado pelo empregado
‘Empregado sofreu desconto de R$ X por falha comprovada que causou prejuízo à empresa.’
Nenhuma: não há anotação na CTPS.
Registrar na ficha interna de registro para compor eventual histórico de justa causa.
Rescisão por justa causa
‘Empregado demitido por justa causa por [motivo].’
Apenas a data de saída, sem indicar o motivo da rescisão. Ex.: Data de saída: 15/05/2025.
O motivo da justa causa deve ficar no prontuário interno. Nada na CTPS.
Consequências da Anotação Indevida
Tipo de consequência
Detalhe
Multa (CLT, art. 52)
Aplicável mesmo quando a anotação não configura dano moral. O valor é fixado pelo Ministério do Trabalho e atualizado periodicamente.
Indenização por dano moral
Quando caracterizado o ato ilícito, o dano e o nexo causal. Valor fixado pelo juiz com base na gravidade, situação econômica do empregador e impacto na vida profissional do empregado. Casos reais: R$ 15.000,00 (TST, 2015).
Dificuldade de reemprego
Anotação desabonadora visível a futuros empregadores prejudica a recolocação profissional, especialmente em regiões com mercado de trabalho mais restrito. O TST reconhece isso como agravante.
Responsabilidade civil
Com base no art. 186 do Código Civil: o empregador responde pelo ato ilícito quando comprovados dano, ação culposa/dolosa e nexo causal, mesmo que a anotação seja verdadeira.
Atenção – exposição pública também é proibida: A vedação não se limita à CTPS. Expor ocorrências disciplinares do empregado para os colegas, por cartaz, comunicado interno, e-mail ou qualquer outro meio, também é considerado ato ilícito pelo Judiciário trabalhista, podendo gerar dano moral. Os fatos ocorridos na relação empregatícia são de interesse exclusivo do empregador e do empregado envolvido.
A Falta de Anotação Gera Dano Moral?
Em sentido oposto, quando a empresa deixa de fazer uma anotação obrigatória na CTPS (como a data de admissão), isso gera penalidade, mas o TST consolidou que a simples falta de anotação, por si só, não configura dano moral. O dano moral exige que haja efetivo abalo psicológico, ofensa à honra ou constrangimento comprovado ao trabalhador.
Distinção importante:
Falta de anotação obrigatória: gera multa e obrigação de regularização, mas não necessariamente dano moral.
Anotação desabonadora: configura ato ilícito e pode gerar dano moral, independentemente de prova do abalo psicológico (o constrangimento é presumível pelo próprio ato).
Conclusão
A regra é simples, mas o erro é frequente: a CTPS só recebe informações positivas e obrigatórias sobre o contrato de trabalho. Tudo o que pode prejudicar o empregado, mesmo sendo verdadeiro, fica restrito aos documentos internos da empresa.
O DP tem papel central nessa proteção: é quem faz as anotações, quem orienta gestores sobre o que pode ou não ser registrado, e quem deve garantir que nenhuma anotação indevida seja feita em momentos de tensão, como na rescisão por justa causa ou em cumprimento de uma ordem judicial de retificação.
Checklist para o DP
Na admissão: anotar apenas data, identificação do empregador e remuneração.
Em férias: registrar apenas as datas de início e término, nunca o motivo de eventual redução.
Em suspensão ou advertência: nada na CTPS, registrar na ficha interna.
Na rescisão por justa causa: anotar apenas a data de saída, sem indicar o motivo.
Em retificação por ordem judicial: corrigir os dados sem mencionar ‘decisão judicial’ ou número do processo.
Em desconto salarial por dano: nada na CTPS, registrar na ficha interna.
Nunca expor ocorrências disciplinares a outros empregados, por nenhum meio.
Dúvida sobre o que pode anotar? A regra é: se pode prejudicar o empregado, não vai na CTPS.
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