Cartão Ponto e Registro Eletrônico de Ponto

Trabalhadores externos: quando o serviço é executado fora do estabelecimento, o registro de jornada deve estar em poder do próprio empregado, seja em formato manual, mecânico ou eletrônico.

Ponto por Exceção: O Que É e Como Funciona

Desde a Lei 13.874/2019 (Lei da Liberdade Econômica), é possível adotar o chamado registro de ponto por exceção. Nesse modelo, o empregado que cumpre a jornada normalmente — com entrada, intervalo e saída nos horários combinados — não precisa fazer nenhum registro. O ponto só é marcado quando há algum desvio da jornada contratual.

O conceito é simples: se o empregado seguiu à risca a jornada normal, não há nada a registrar. A “exceção” é qualquer situação que fuja do padrão — e só essas precisam ser anotadas:

• Horas extras: o empregado trabalhou além do horário normal → registra a saída com o horário real
• Atrasos: o empregado chegou depois do início da jornada → registra a entrada com o horário real
• Faltas: o empregado não compareceu → registra a ausência
• Saída antecipada: o empregado saiu antes do fim da jornada → registra a saída com o horário real

Importante: A adoção do ponto por exceção exige uma das seguintes formalizações: acordo individual escrito com o empregado, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho. Sem essa base, a empresa não pode utilizar o modelo.

Atenção: A adoção é uma prerrogativa da empresa — não uma obrigação. A empresa com mais de 20 empregados pode manter o registro completo de jornada para todos, mesmo que a lei permita o ponto por exceção. Também é possível adotar o modelo apenas para parte dos empregados — como a equipe administrativa, onde o acompanhamento da jornada é mais fácil — e manter o ponto tradicional para a área de produção.

O Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP)

Quando a empresa opta pelo controle eletrônico de jornada, o conjunto de equipamentos e programas utilizados forma o chamado Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP), regulamentado pela Portaria MTP nº 671/2021.

Com a Portaria MTP nº 671/2021, o registro eletrônico de ponto foi modernizado e passou a ser classificado em três modalidades:

• REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional): o equipamento físico tradicional que atende aos requisitos de impressão e memória fiscal (antigo modelo da Portaria 1.510/2009).
• REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo): conjunto de equipamentos e programas que permite o registro de jornada por meio de acordo ou convenção coletiva de trabalho.
• REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa): sistema de registro de ponto via software, que permite o armazenamento de dados em nuvem e dispensa o relógio físico, desde que o fabricante possua Certificado de Registro de Programa expedido pelo MTE.

O coração do sistema é o Registrador Eletrônico de Ponto (REP): o equipamento físico instalado no local de trabalho, usado exclusivamente para registrar a entrada e a saída dos empregados. O REP precisa ser utilizado no local onde o serviço é prestado — nenhum outro meio de registro é permitido quando o SREP está em uso.

Requisitos Técnicos do REP

Para ser considerado válido, o REP deve atender a oito requisitos técnicos previstos na Portaria MTP nº 671/2021.

Nota: Os requisitos técnicos abaixo aplicam-se especificamente ao REP-C (Registrador Convencional). Para as modalidades REP-A e REP-P, os requisitos seguem as especificações da Portaria MTP nº 671/2021 referentes a sistemas alternativos e programas (software).

O Que o Sistema Eletrônico Não Pode Fazer

A Portaria MTP nº 671/2021 é clara: o SREP deve registrar fielmente as marcações dos empregados. Qualquer configuração que desvirtue esse objetivo é proibida. São vedadas:

• Restrições de horário à marcação do ponto (ex.: impedir que o empregado marque fora do horário contratual)
• Marcação automática com horários predeterminados ou o horário contratual
• Exigência de autorização prévia para registrar sobrejornada
• Qualquer dispositivo que permita alterar os dados já registrados pelo empregado

Atenção: O descumprimento de qualquer dessas proibições descaracteriza o controle eletrônico de jornada. O sistema passa a ser considerado inválido como prova e o Auditor-Fiscal do Trabalho pode lavrar auto de infração com base no art. 74, § 2º, da CLT. Em casos de adulteração comprovada, o fiscal pode apreender documentos, equipamentos e copiar programas e dados para comprovar o ilícito.

O Que o REP Armazena: Memória de Trabalho e Memória de Registro

O REP conta com dois tipos de armazenamento, com funções distintas:

Importante: Os dados gravados na Memória de Registro de Ponto (MRP) não podem ser apagados nem alterados — nem direta, nem indiretamente. Essa é uma garantia legal tanto para o empregado quanto para a empresa em caso de fiscalização ou ação trabalhista.

Funcionalidades Obrigatórias do REP

Além de registrar as marcações, o REP deve ser capaz de:

• Receber a identificação do trabalhador, registrar o ponto e emitir o Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador (impresso ou em formato eletrônico), garantindo que o empregado tenha acesso imediato ao registro da sua marcação.
• Gerar o Arquivo-Fonte de Dados (AFD) a partir dos dados da MRP — arquivo que alimenta o programa de tratamento de ponto
• Gravar o AFD em dispositivo externo pela Porta Fiscal (USB), para acesso do Auditor-Fiscal
• Emitir a Relação Instantânea de Marcações das últimas 24 horas, com cabeçalho do empregador, número sequencial de registro, PIS e nome do empregado e horário de cada marcação

Como Ficam Registrados os Dados no Sistema

Cada marcação de ponto fica gravada na MRP com quatro campos:

• Número Sequencial de Registro (NSR)
• PIS do trabalhador
• Data da marcação
• Horário da marcação (hora e minutos)

No arquivo interno do sistema, os dados ficam armazenados neste formato:

001;123456789;21102024;0755  → entrada

002;123456789;21102024;1159  → saída para intervalo

003;123456789;21102024;1300  → retorno do intervalo

004;123456789;21102024;1749  → saída

012;123456789;23102024;1908  → saída com hora extra

Após serem importados para o programa de tratamento de ponto, esses dados são transformados no Espelho de Ponto Eletrônico — o documento que o empregado pode consultar para acompanhar sua jornada. Veja como ficaria a semana do empregado acima:

Nota: A jornada normal desse empregado é de 8h48 diárias (de segunda a sexta), modelo de compensação do sábado. No dia 23/10, a saída às 19h08 gerou 1h20 de hora extra.

Segurança das Marcações: O Que a Lei Garante

Para proteger a integridade dos dados, a portaria exige que o REP e o fabricante do equipamento garantam:

• Impossibilidade de alterar ou apagar dados da MRP
• Equipamento inviolável físicamente
• Ausência de funcionalidades que restrinjam ou automatizem marcações
• Identificação permanente e indelével do equipamento (CNPJ do fabricante, marca, modelo e número de fabricação)

O fabricante do REP deve fornecer à empresa um documento chamado Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade, assinado pelo responsável técnico e pelo responsável legal da fabricante, confirmando que o equipamento e seus programas atendem a todos esses requisitos.

O mesmo vale para o fabricante do Programa de Tratamento de Registro de Ponto — o software que transforma os dados do AFD no Espelho de Ponto: ele também deve emitir um Atestado Técnico confirmando que o programa não altera o AFD e que não gera divergências entre o arquivo original e os relatórios produzidos.

O Empregado Tem Direito de Consultar o Próprio Ponto

Assim como quem usa cartão de ponto físico pode ver o que foi registrado, o empregado que usa o sistema eletrônico também tem direito de acompanhar suas marcações a qualquer momento. O empregador é obrigado a disponibilizar esse acesso.

A cada marcação, o REP deve emitir um Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador com:

• Título “Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador”
• Nome, CNPJ/CPF e CEI do empregador e local de prestação do serviço
• Número de fabricação do REP
• Nome e PIS do trabalhador
• Data e horário do registro
• Número Sequencial de Registro (NSR)

Além do comprovante em tempo real, o empregador pode disponibilizar o espelho de ponto eletrônico de três formas:

• Relatório impresso: o empregado acessa com senha e imprime o próprio espelho quando quiser
• Internet ou intranet: o empregado visualiza o espelho online, sem necessidade de impressão
• Arquivo digital: geração de arquivo (PDF, DOCX etc.) por acesso com senha eletrônica

Atenção: A empresa pode limitar a impressão do espelho a uma ou duas vias mensais por empregado (para evitar desperdício de papel), desde que disponibilize o acesso digital nas formas descritas acima.

Cadastro no Ministério do Trabalho e Fiscalização

A empresa que usa o SREP deve se cadastrar no Ministério do Trabalho pela internet, informando seus dados, os equipamentos instalados e os softwares utilizados.

O REP deve estar sempre disponível no local de trabalho para que o Auditor-Fiscal do Trabalho possa extrair e imprimir os dados quando necessário. Os arquivos gerados pelo Programa de Tratamento de Dados também devem ser disponibilizados prontamente ao fiscal.

Fundamento: O descumprimento de qualquer exigência da Portaria MTP nº 671/2021 descaracteriza o controle eletrônico de jornada — o sistema perde validade como prova de jornada e sujeita a empresa à lavratura de auto de infração com base no art. 74, § 2º, da CLT.

A Validade do Ponto Eletrônico na Justiça do Trabalho

Uma dúvida frequente no DP é: o ponto eletrônico tem peso como prova em uma reclamatória trabalhista? A resposta é sim — mas com condições.

Para que os registros eletrônicos sejam aceitos como prova válida, a empresa precisa demonstrar que o sistema utilizado seguiu as normas da Portaria MTP nº 671/2021 — especialmente que o equipamento era inviolável e que o empregado recebia a contraprova diária da marcação. Sem essa comprovação, o sistema pode ser declarado inidôneo pelo juiz, invertendo o ônus da prova para o empregador.

Pontos relevantes consolidados pela jurisprudência:

• A simples ausência de assinatura do empregado nos registros não invalida automaticamente o ponto — o que importa é que os horários registrados sejam variáveis e confiáveis
• Se os registros forem considerados válidos e o empregado quiser questionar os horários, o ônus de provar jornada diferente da registrada é do próprio empregado
• Registros com horários uniformes e sem variação (“ponto britânico”) levantam suspeita de manipulação e podem ser desconsiderados pelo juiz

Importante: Guardar os documentos que comprovam a conformidade do sistema (Atestado Técnico do fabricante, cadastro no MTE, comprovantes de marcação entregues aos empregados) é fundamental para a empresa se defender em uma eventual ação trabalhista.

Checklist para o DP

• Verificar se o estabelecimento tem mais de 20 trabalhadores — se sim, o controle de jornada é obrigatório
• Se usar sistema eletrônico: verificar se o sistema é classificado como REP-C, REP-A ou REP-P, conforme a Portaria MTP 671/2021, e se possui a documentação de conformidade (Atestado Técnico ou Certificado de Registro de Programa)
• Exigir do fabricante o Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade — tanto do REP quanto do software de tratamento
• Realizar o cadastro da empresa no Ministério do Trabalho informando equipamentos e softwares utilizados
• Garantir que o empregado receba o comprovante de marcação a cada registro
• Disponibilizar o espelho de ponto eletrônico ao empregado (online, arquivo digital ou impresso)
• Nunca configurar o sistema para bloquear marcações fora do horário, autorizar sobrejornada antes de registrar ou pré-preencher horários contratuais
• Manter o REP sempre disponível no local de trabalho para acesso do Auditor-Fiscal
• Se adotar o ponto por exceção: formalizar com acordo individual escrito ou norma coletiva e garantir o registro de todos os desvios da jornada normal (horas extras, atrasos, faltas e saídas antecipadas)
• Guardar todos os atestados técnicos, comprovantes e registros de conformidade do sistema para uso em eventuais defesas em reclamatórias trabalhistas
• Para empresas que utilizam REP-P (Software): certificar-se de que o fornecedor possui o Certificado de Registro de Programa de computador emitido pelo MTE, conforme exige a nova norma

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