CTPS - Carteira de Trabalho e Previdência Social

Resumo: A Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) é o documento que registra a vida profissional do trabalhador: admissões, salários, férias, rescisões e filiação ao INSS. Foi instituída em 1932 e é obrigatória para todo trabalhador que preste serviços a outra pessoa. A partir de outubro/2019, com a Lei da Liberdade Econômica (Lei 13.874/2019), a CTPS passou a ser emitida preferencialmente em meio eletrônico (CTPS Digital), usando o CPF como identificador único.

As anotações deixaram de ser feitas na carteira física e passaram a ser registradas pelo empregador via eSocial. Para o DP, os pontos mais críticos são: respeitar o novo prazo de 5 dias úteis para as anotações eletrônicas, enviar o S-2200 antes do início das atividades, evitar anotações desabonadoras (sob pena de inutilização da CTPS e multa) e saber que a simples comunicação do CPF pelo trabalhador equivale à entrega da CTPS.

Base Legal

Decreto 21.175/1932 – institui a CTPS
CLT, art. 13 – obrigatoriedade da CTPS para toda pessoa que preste serviços
CLT, art. 14 (Lei 13.874/2019) – CTPS emitida preferencialmente em meio eletrônico
CLT, art. 16 – CPF como identificador único da CTPS Digital
CLT, art. 29 – anotações obrigatórias; prazo de 5 dias úteis
CLT, art. 29, §4º – vedação a anotações desabonadoras
CLT, art. 29, §5º – multa por anotações desabonadoras (art. 52)
CLT, art. 52 – multa por infrações relativas à CTPS
Lei 13.874/2019 – Lei da Liberdade Econômica (CTPS Digital)
Portaria MTP 671/2021 – regulamenta a CTPS Digital e os procedimentos do eSocial
eSocial – eventos S-2190, S-2200, S-2205, S-2206, S-2230 e S-2299
Precedente Normativo 98 do TST – indenização por retenção da CTPS física
Precedente Administrativo 21 – inutilização da CTPS por anotação desabonadora

CTPS Física × CTPS Digital – Comparativo

A Lei 13.874/2019, em vigor desde 20/09/2019, transformou completamente a forma de trabalhar com a CTPS. A tabela abaixo resume as principais diferenças:

Aspecto	CTPS Física (até set/2019)	CTPS Digital (a partir de out/2019)
Identificação	Nº da CTPS + Série	CPF do trabalhador
Emissão	Ministério do Trabalho (presencial)	Automática para todo inscrito no CPF
Prazo de anotação	48 horas	5 dias úteis
Recibo de entrega/devolução	Obrigatório (assinado pelo empregado)	Dispensado, CPF substitui a CTPS
Anotação feita por	Empregador (manual/mecânico/eletrônico)	Empregador via eSocial (S-2200 ou S-2190)
Acesso do empregado	Carteira física entregue em mãos	App ‘Carteira de Trabalho Digital’ ou site gov.br
Retenção indevida	Indenização: 1 dia de salário por dia de atraso (PN 98/TST)	Não se aplica (não há retenção de documento físico)

CPF = CTPS Digital: Para empregadores obrigados ao eSocial, a comunicação do CPF pelo trabalhador equivale à apresentação da CTPS, o empregador está dispensado de emitir recibo de entrega ou devolução. As informações lançadas no eSocial pelo empregador equivalem às anotações da CLT e ficam disponíveis ao trabalhador no aplicativo ‘Carteira de Trabalho Digital’ ou no portal gov.br.

Anotações Obrigatórias

As anotações obrigatórias na CTPS Digital são feitas pelo empregador via eSocial no prazo de 5 dias úteis. A tabela abaixo organiza o que deve ser registrado conforme o momento:

Momento	O que anotar
Na admissão	Data de admissão; remuneração e condições especiais (salário, forma de pagamento, estimativa de gorjeta); período aquisitivo e período de gozo de férias
Na data-base	Correção salarial (alteração de salário)
Nas férias	Período de gozo das férias
A qualquer tempo	Por solicitação do trabalhador
Na rescisão	Data de saída
Para fins previdenciários	Quando houver necessidade de comprovação perante o INSS

Prazo mudou: 48h para 5 dias úteis. Antes da Lei 13.874/2019: prazo de 48 horas para anotar e devolver a CTPS física. Após a Lei 13.874/2019: prazo de 5 dias úteis para as anotações eletrônicas no eSocial. Para o eSocial, o evento S-2200 (ou S-2190) deve ser enviado antes do início das atividades, este é o prazo mais crítico.

CTPS Digital e eSocial – Fluxo Operacional

1. Admissão

Antes de o empregado começar a trabalhar, o empregador deve enviar ao eSocial o evento S-2200 (Admissão completa) ou, se não tiver todos os dados ainda, o S-2190 (Admissão Preliminar, simplificado). O S-2190 deve depois ser complementado com o S-2200.

Envio após o início das atividades = infração. O S-2200 deve ser transmitido antes do início das atividades. O envio depois que o empregado já começou a trabalhar configura descumprimento do art. 29 da CLT e sujeita a empresa a autuação fiscal. Dica prática: enviar o S-2190 (admissão preliminar) imediatamente ao confirmar a contratação e complementar com o S-2200 em até 5 dias úteis.

2. Eventos eSocial Relacionados à CTPS

Evento	Finalidade e uso
S-2190	Admissão Preliminar: informações simplificadas quando não se tem todos os dados na hora da contratação. Deve ser complementado pelo S-2200.
S-2200	Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão. Deve ser enviado antes do início das atividades. Equivale à assinatura da CTPS.
S-2205	Alteração de dados cadastrais do trabalhador (nome, endereço, documentos etc.).
S-2206	Alteração de dados do contrato de trabalho (salário, carga horária, função, local de trabalho etc.).
S-2299	Desligamento: registra a data e o motivo do encerramento do contrato. Equivale à anotação de saída na CTPS.
S-2230	Afastamento temporário: férias, licença-maternidade, auxílio-doença e outros afastamentos.

Correções no eSocial: Correções podem ser enviadas a qualquer momento. Porém, alguns eventos são dependentes de outros, uma correção pode exigir o reenvio de uma cadeia de eventos subsequentes. Boa prática: corrigir assim que a inconsistência for identificada, para evitar retrabalho em cascata. As informações podem ser enviadas tanto pelo empregador quanto por procurador habilitado no sistema (contador, escritório de DP etc.).

Situação dos Empregadores Fora do eSocial

Ainda existem empregadores que não utilizam o eSocial, especialmente Microempreendedores Individuais (MEI) com empregado doméstico e alguns casos específicos. Para esses:

O empregado ainda precisa da CTPS física para anotações
Se o empregado só tiver a CTPS Digital, pode solicitar a emissão de CTPS física por agendamento (ligar 158)
O empregador ainda deve respeitar o prazo de 5 dias úteis e as regras de não retenção do documento

Anotações Desabonadoras – Vedação Absoluta

O art. 29, §4º da CLT veda de forma absoluta qualquer anotação que desabone o empregado, seja na CTPS física, seja nos registros eletrônicos. Essa vedação existe desde a Lei 10.270/2001, que inseriu os §§4º e 5º no art. 29 da CLT.

CLT, art. 29, §4º e §5º §4º: “É vedado ao empregador efetuar anotações desabonadoras à conduta do empregado em sua Carteira de Trabalho e Previdência Social.” §5º: “O descumprimento do disposto no §4º deste artigo submeterá o empregador ao pagamento de multa prevista no art. 52 deste Capítulo.”

Consequências da anotação desabonadora:

1. Multa administrativa (art. 52 da CLT), aplicada pelo Ministério do Trabalho.
2. Inutilização da CTPS, conforme Precedente Administrativo 21: ao lançar anotação prejudicial, a empresa inutiliza o documento inteiro, mesmo que objetivamente apenas uma folha tenha sido comprometida.
3. Indenização por dano moral: o TST reconhece o dano presumido (in re ipsa) em caso de retenção indevida da CTPS, e o mesmo raciocínio se aplica a anotações desabonadoras.

Precedente Administrativo 21 “Ao lançar na Carteira de Trabalho e Previdência Social, CTPS, anotações prejudiciais ao trabalhador, a empresa tornou aquele documento inútil para uso, mesmo que objetivamente apenas uma das folhas tenha sido inutilizada.” Na prática: a empresa é autuada e pode ser obrigada a providenciar nova CTPS para o empregado, às suas expensas.

Retenção Indevida da CTPS Física – Dano Moral

Embora a CTPS Digital tenha eliminado a necessidade de retenção do documento físico na maioria dos casos, ainda pode ocorrer situações com CTPS física (empregadores fora do eSocial). A jurisprudência do TST é clara:

TST: dano moral in re ipsa pela retenção (RR-63700-16.2012.5.17.0006, 6ª Turma, 2019) “A retenção da CTPS por prazo superior ao previsto nos arts. 29 e 53 da CLT enseja o pagamento de indenização por dano moral, sendo o dano presumível, in re ipsa.” Ao mesmo tempo, o TST reconhece que a simples alegação de não devolução, sem prova efetiva da retenção, não gera condenação (AIRR-651-70.2013.5.02.0042, 2ª Turma, 2018).

Precedente Normativo 98 do TST (CTPS física) “Será devida ao empregado a indenização correspondente a 1 (um) dia de salário, por dia de atraso, pela retenção de sua carteira profissional após o prazo de 48 horas.” Observação: este PN foi editado na época da CTPS física com prazo de 48h. Com a CTPS Digital, a retenção de documento físico se tornou menos comum, mas o princípio se mantém para os casos em que a CTPS física ainda é utilizada.

Conclusão

A digitalização da CTPS simplificou muito o trabalho do DP: eliminou recibos físicos, reduziu o risco de extravio e tornou as informações acessíveis ao trabalhador em tempo real pelo app. Mas trouxe novas obrigações: o S-2200 deve ser enviado antes do início das atividades, as correções exigem atenção à cadeia de eventos no eSocial, e a vedação a anotações desabonadoras agora se aplica também aos registros eletrônicos.

Checklist para o DP

Solicitar o CPF do trabalhador na admissão: é o identificador único da CTPS Digital.
Enviar o S-2200 (ou S-2190) no eSocial antes do início das atividades.
Prazo máximo para anotações eletrônicas completas: 5 dias úteis.
Alteração de salário, função ou local: registrar no eSocial (S-2206) em até 5 dias úteis.
Férias: registrar no eSocial (S-2230) antes do início do gozo.
Desligamento: enviar S-2299 com data e motivo corretos.
Nunca fazer anotações desabonadoras, na CTPS física ou nos registros eletrônicos.
Corrigir inconsistências no eSocial assim que identificadas: verificar dependência de eventos.
Empregadores fora do eSocial: respeitar o prazo de 5 dias úteis para anotações na CTPS física.
CTPS física retida: risco de dano moral, devolver imediatamente.

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CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social