Registro de Empregados – Livro, Ficha e eSocial

Resumo: O registro de empregados é obrigação legal de todo empregador (CLT, art. 41) e pode ser feito em livro, ficha individual ou sistema eletrônico. Com o eSocial, quem é obrigado ao sistema realiza o registro diretamente na plataforma — dispensando o livro ou ficha físico. Quem ainda não é obrigado ao eSocial pode usar livro, ficha ou sistema próprio. Os dados mínimos obrigatórios e a guarda no estabelecimento continuam sendo exigências independentemente do suporte adotado.

Base Legal

CLT, art. 41 – obrigatoriedade do registro dos trabalhadores em todas as atividades
CLT, art. 41, parágrafo único – campos obrigatórios do registro: qualificação civil ou profissional, admissão, duração do trabalho, férias, acidentes e demais circunstâncias de interesse à proteção do trabalhador
Portaria MTP 671/2021, art. 14 – informações obrigatórias no registro de empregados
Portaria MTP 671/2021, art. 17 – empregador obrigado ao eSocial que optar por livro/ficha deve obedecer os mesmos prazos
Portaria MTP 671/2021, art. 23 – somente empregador não obrigado ao eSocial pode adotar ficha de anotações simplificada; exceção: datas de admissão e extinção sempre na CTPS
Portaria MTP 671/2021, art. 23, parágrafo único – empregado pode solicitar a qualquer tempo atualização e fornecimento dos dados (impresso ou digital)

Modalidades de Registro Admitidas

Modalidade	Quem Pode Usar	Observação
Livro ou ficha em papel	Qualquer empregador, inclusive os não obrigados ao eSocial	Deve permanecer no estabelecimento ao qual o trabalhador está vinculado; numeração sequencial por estabelecimento
Sistema eletrônico (eSocial)	Obrigatório para todos os empregadores obrigados ao eSocial — pessoa jurídica e pessoa física com vínculos trabalhistas	O registro eletrônico via eSocial substitui o livro ou ficha; os dados ficam na base do governo
Ficha de anotações simplificada	Somente empregadores NÃO obrigados ao eSocial	Exceção: datas de admissão e extinção do contrato SEMPRE devem ser anotadas na CTPS

Empregadores obrigados ao eSocial: toda pessoa jurídica ou pessoa física que contratar trabalhador e possuir obrigação trabalhista, previdenciária ou tributária decorrente dessa relação está obrigada a enviar as informações pelo eSocial — inclusive empregadores com natureza administrativa. O registro eletrônico via eSocial substitui o livro ou ficha física.

Opção pelo livro/ficha mesmo com eSocial: o empregador obrigado ao eSocial que optar por não realizar o registro eletronicamente deve anotar as informações em livro ou ficha, dentro dos mesmos prazos do eSocial, mantendo o documento no estabelecimento ao qual o trabalhador está vinculado.

Informações Obrigatórias no Registro

Além da qualificação civil ou profissional de cada trabalhador, o registro deve conter todos os dados relativos à sua admissão, duração e efetividade do trabalho, férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador (CLT, art. 41, parágrafo único). Os campos mínimos obrigatórios são:

Campo Obrigatório	Detalhe / Como Preencher
Identificação do empregado	Número e série da CTPS ou NIT/PIS/PASEP
Datas de admissão e demissão	Datas de início e de extinção do contrato de trabalho
Cargo ou função	Denominação do cargo exercido, conforme CBO
Remuneração e forma de pagamento	Salário, periodicidade e modalidade (mensal, horista, comissionado etc.)
Local e horário de trabalho	Endereço do estabelecimento e jornada contratada
Concessão de férias	Período aquisitivo, período de gozo e data do pagamento
Conta vinculada do FGTS e PIS/PASEP	Número da conta vinculada na Caixa Econômica Federal e número do PIS/PASEP
Acidente do trabalho ou doença profissional	Registro quando ocorridos — data, natureza e consequências

Numeração sequencial: o registro deve ser numerado sequencialmente por estabelecimento. Cada empregado recebe um número único dentro daquele estabelecimento, e a numeração não se repete mesmo após o desligamento.

Atualização permanente: o registro deve estar sempre atualizado. O empregador ou seu representante legal é responsável pela autenticidade das informações. O empregado pode, a qualquer tempo, solicitar a atualização e o fornecimento dos dados, em formato impresso ou digital.

Guarda dos registros: o livro ou ficha deve permanecer no estabelecimento ao qual o trabalhador está vinculado. Em caso de encerramento do estabelecimento, os registros devem ser transferidos para outro estabelecimento da empresa ou para guarda em local seguro que permita a consulta em caso de fiscalização ou reclamatória trabalhista.

Empregados de Prestadoras de Serviço

Quando empregados de empresa prestadora de serviços atuam nas dependências da contratante, o registro de empregados pode permanecer na sede da prestadora — sem precisar estar fisicamente no local onde o trabalho é realizado — desde que sejam atendidas as duas condições cumulativas:

A prestadora deve estar localizada no mesmo município da contratante
Os empregados devem portar crachá de identificação contendo os dados exigidos pela Portaria MTP 671/2021

Dados Obrigatórios no Crachá

Campo	Finalidade
Nome completo do empregado	Identificação plena — evitar homônimos
Data de admissão	Comprova tempo de vínculo com a prestadora
Número do PIS/PASEP	Identificação previdenciária do trabalhador
Horário de trabalho	Jornada contratada — facilita a fiscalização
Função exercida	Cargo ou função conforme o contrato de trabalho

Atenção: se a prestadora estiver localizada em município diferente da contratante, o registro de empregados deve estar disponível no local da prestação dos serviços. A exceção acima se aplica exclusivamente quando ambas estão no mesmo município.

Checklist para o DP

Verificar se a empresa é obrigada ao eSocial — se sim, o registro de empregados é feito via eSocial; o livro/ficha física só é usado por opção
Ao admitir: registrar o novo empregado imediatamente — antes ou no dia do início das atividades
Confirmar que todos os campos obrigatórios estão preenchidos: CTPS/NIT, datas, cargo, salário, jornada, local de trabalho, conta FGTS e PIS
Manter o registro numerado sequencialmente por estabelecimento
Atualizar o registro sempre que houver alteração: promoção, mudança de função, alteração salarial, transferência de estabelecimento
Ao conceder férias: anotar o período aquisitivo e o período de gozo no registro do empregado
Em caso de acidente do trabalho ou doença profissional: registrar data, natureza e consequências
Ao desligar: anotar a data de extinção do contrato — tanto no registro quanto na CTPS do empregado
Para empregados de prestadoras atuando na contratante: verificar se ambas estão no mesmo município e se os empregados portam crachá com todos os campos obrigatórios
Atender prontamente ao empregado que solicitar cópia ou atualização dos seus dados do registro — o direito é garantido pela Portaria MTP 671/2021

Material produzido exclusivamente para assinantes do Portal DP de Valor. Reprodução proibida.