Registro Informatizado de Empregados – Requisitos, Anotações e Proibições

• Segurança e inviolabilidade das informações
• Manutenção e conservação dos dados pelo prazo legal
• Registro individual em relação a cada empregado
• Registro original por empregado, com possibilidade de acrescentar retificações e averbações
• Acesso da fiscalização trabalhista a qualquer tempo, mediante terminal de vídeo, impressão de relatório ou meio magnético
• Rotinas autoexplicativas para facilitar o acesso e o conhecimento dos dados pela fiscalização

Com o eSocial: para empregadores obrigados ao eSocial, o registro de empregados é realizado eletronicamente via o próprio eSocial — que já atende a todos esses requisitos. A Portaria MTP 671/2021 consolidou essas regras, integrando o sistema informatizado ao ambiente do eSocial.

Numeração Sequencial e Centralização do Registro

• Numeração sequencial: os registros devem ser numerados sequencialmente por estabelecimento — cada empregado recebe um número único dentro do estabelecimento ao qual está vinculado
• Centralização: o empregador pode adotar controle único e centralizado do registro de empregados (em vez de manter o registro em cada estabelecimento), desde que os empregados portem cartão de identificação contendo nome completo, número do PIS/PASEP, horário de trabalho e cargo ou função
• Prestadores de serviços: o registro dos empregados da empresa prestadora pode permanecer na sede da prestadora (não precisa estar no local de prestação dos serviços), desde que os empregados portem o mesmo cartão de identificação mencionado acima

Prazo de Exibição para a Fiscalização

O prazo para apresentação dos documentos registrais à fiscalização trabalhista varia conforme a antiguidade das informações:

• Últimos 12 meses: acesso imediato, em terminal de vídeo ou impressão de relatório — no ato da fiscalização
• Informações com mais de 12 meses: prazo de 2 a 8 dias para apresentação, a critério do Auditor-Fiscal do Trabalho — via terminal de vídeo, relatório impresso ou meio magnético

Responsabilidade do empregador: a operacionalização do sistema e a disponibilização das informações à fiscalização são de responsabilidade exclusiva do empregador. As informações e relatórios devem conter a data e hora do lançamento, atestadas pela rubrica e identificação do empregador ou representante legal nos documentos impressos.

Anotações Obrigatórias na CTPS

O empregador deve anotar na CTPS do empregado, no prazo de 5 (cinco) dias úteis contados da admissão (CLT, art. 29, caput, redação da Lei 13.874/2019), os seguintes dados:

• Data de admissão
• Remuneração (salário e forma de pagamento)
• Condições especiais do contrato de trabalho, se houver

CTPS Digital (eSocial): com a digitalização da CTPS, as anotações são feitas pelo empregador por meio do eSocial — que transmite os dados automaticamente para a CTPS Digital do trabalhador. As demais anotações ao longo do contrato devem ocorrer nas oportunidades previstas no art. 29 da CLT e na Portaria MTP 671/2021.

Campos Obrigatórios no Registro de Empregados (Art. 41 da CLT)

Formas de Anotação e Atualização

• As anotações podem ser feitas por carimbo, etiqueta gomada, ou qualquer meio mecânico ou eletrônico de impressão, desde que autorizado pelo empregador ou seu representante legal
• A ficha de anotações pode ser adotada pelo empregador — exceto para as datas de admissão e de extinção do contrato, que devem ser anotadas na própria CTPS
• O empregado pode, a qualquer tempo, solicitar a atualização e o fornecimento impresso dos dados constantes em sua ficha de anotações
• As anotações devem ser feitas sem abreviaturas. Emendas, entrelinhas, rasuras ou quaisquer circunstâncias que possam gerar dúvida devem ser ressalvadas ao final de cada assentamento

Proibições: O Que Não Pode Ser Exigido nem Anotado

Documentos Discriminatórios ou Obstivos na Contratação

É expressamente proibido ao empregador exigir, na contratação ou durante a manutenção do emprego:

• Certidão negativa de reclamatória trabalhista
• Teste, exame, perícia, laudo, atestado ou declaração relativos à esterilização
• Teste, exame, perícia, laudo, atestado ou declaração relativos a estado de gravidez
• Qualquer outro documento discriminatório ou obstativo para a contratação ou permanência no emprego

Fundamento: Lei 9.029/1995 e CF/88, art. 5º, XLI e XLII. A exigência de certidão negativa de reclamatória trabalhista é prática discriminatória vedada — o acesso à Justiça do Trabalho é um direito fundamental e não pode gerar punição ao trabalhador.

Anotações que Causam Dano à Imagem do Empregado

É vedado ao empregador efetuar anotações no registro ou na CTPS que possam causar dano à imagem do trabalhador, especialmente referentes a:

• Sexo ou sexualidade
• Origem, raça ou cor
• Estado civil ou situação familiar
• Idade
• Condição de autor em reclamações trabalhistas
• Saúde (exceto quando exigida por lei para fins específicos, como laudos de SST)
• Desempenho profissional ou comportamento

Atenção: anotações como ‘mau funcionário’, ‘registrado por ordem judicial’, ‘não recomendado’ ou qualquer informação que revele que o empregado ajuizou reclamatória contra a empresa são expressamente proibidas e podem gerar indenização por dano moral.

Checklist para o DP

• Verificar se o sistema informatizado de registro de empregados atende todos os requisitos legais: segurança, inviolabilidade, conservação, registro individual e acesso da fiscalização
• Numerar os registros sequencialmente por estabelecimento — não por empresa
• Se optar por centralização: garantir que todos os empregados portam o cartão de identificação com nome, PIS/PASEP, horário e cargo
• Anotar na CTPS (ou via eSocial) data de admissão, remuneração e condições especiais em até 5 dias úteis da admissão
• Manter o sistema configurado para acesso imediato da fiscalização aos dados dos últimos 12 meses
• Para informações com mais de 12 meses: estar pronto para apresentar em 2 a 8 dias conforme determinado pelo Auditor-Fiscal
• Jamais exigir certidão negativa de reclamatória trabalhista, teste de gravidez ou esterilização na contratação
• Jamais anotar no registro informações sobre reclamatórias, estado de saúde não exigido por lei, raça, sexualidade, comportamento ou qualquer dado discriminatório
• Atender prontamente a solicitação do empregado de cópia ou atualização de seus dados cadastrais

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