IRRF na Folha de Pagamento – Cálculo, Adiantamentos e Retenção a Maior

Remuneração indireta sem identificação do beneficiário: tributação exclusiva na fonte à alíquota de 35% sobre o rendimento reajustado, código de recolhimento 2063.

Regime de Caixa: O Que Isso Significa na Prática

O IRRF obedece ao regime de caixa — o fato gerador é o efetivo pagamento ao empregado, não a competência do salário. Isso tem duas consequências práticas importantes:

• Múltiplos pagamentos no mesmo mês: quando a mesma fonte pagadora efetua mais de um pagamento no mês ao mesmo beneficiário, aplica-se a alíquota sobre a soma acumulada de todos os rendimentos pagos no mês, compensando o IRRF já retido nos pagamentos anteriores
• Alteração de tabela: quando o salário de uma competência é pago no mês seguinte (ex.: salário de dezembro pago em janeiro), a tabela aplicável é a vigente no mês do pagamento efetivo — não a do mês de referência

Contraste com o INSS: o INSS segue o regime de competência — incide com base nas tabelas do mês a que a remuneração se refere, independentemente de quando o pagamento é feito. O DP deve aplicar regimes diferentes para o INSS e para o IRRF no mesmo holerite.

Prazo de Recolhimento

Para fatos geradores ocorridos a partir de 01/11/2008, o IRRF deve ser recolhido até o último dia útil do segundo decêndio do mês seguinte — ou seja, até o dia 20 do mês seguinte ao pagamento (Lei 11.933/2009).

Exemplo: empresa paga o salário de outubro em 05/11/2024 (5º dia útil). O IRRF retido deve ser recolhido até 20/12/2024.

Adiantamentos de Salário: Quando Retém e Quando Não Retém

Regra Geral

Se o adiantamento e o saldo de salário do mesmo mês de competência forem pagos no mesmo mês calendário, não se retém IRRF no adiantamento. O imposto é calculado e retido somente no pagamento do saldo, sobre o total dos rendimentos do mês.

Se o adiantamento e o saldo forem pagos em meses calendário diferentes, o IRRF incide no adiantamento normalmente — e é compensado quando do pagamento do saldo no mês seguinte.

Exceção — 1ª parcela do 13º salário: a antecipação da 1ª parcela do 13º salário é isenta de IRRF, independentemente de quando for paga (RIR/2018, art. 700, I). O IRRF do 13º salário é calculado e retido integralmente apenas na 2ª parcela, em dezembro.

Exemplo 1 – Adiantamento e Saldo no Mesmo Mês Calendário

Empregado com salário de R$ 3.900,00 e 2 dependentes. Adiantamento de 40% pago em 14/11/2024; saldo pago em 29/11/2024.

Resultado: como o adiantamento e o saldo foram pagos no mesmo mês calendário (novembro), não há retenção no adiantamento. O imposto é calculado e retido somente no pagamento do saldo sobre o total do salário:

Exemplo 2 – Adiantamento e Saldo em Meses Calendário Diferentes

Empregado com salário de R$ 6.500,00 e 3 dependentes. Adiantamento de 40% (R$ 2.600,00) pago em 20/10; saldo pago no 5º dia útil de novembro.

Neste caso, o IRRF incide sobre o adiantamento em outubro — e ao calcular o IRRF do adiantamento, soma-se ao adiantamento o rendimento bruto pago em outubro (saldo de setembro). Ao calcular o IRRF do saldo em novembro, deduz-se o IRRF já retido no adiantamento.

Resultado final: o total de IRRF retido (adiantamento + folha) sempre converge para o mesmo valor que seria calculado num único pagamento sem adiantamento. A variação de faixa da tabela entre o adiantamento e o saldo é esperada e correta.

Alteração da Tabela: Qual Aplicar Quando o Pagamento Cai em Mês Diferente

A regra do regime de caixa gera um ponto de atenção crítico para empresas que pagam o salário de um mês no início do mês seguinte (ex.: até o 5º dia útil): se houver alteração da tabela progressiva a partir do 1º do novo mês, o salário do mês anterior — pago naquele mês — deve ser calculado com a nova tabela.

Regra: a tabela a aplicar é sempre a vigente na data do efetivo pagamento. Não importa o mês de referência da folha.

Exemplo: Folha de Dez/2013 Paga em Jan/2014 (com Mudança de Tabela)

Empresa paga o salário de dezembro/2013 em 07/01/2014 (5º dia útil). A tabela progressiva foi alterada em 01/01/2014. Dados: salário R$ 3.700,00, 3 dependentes.

Nota importante sobre o INSS: observe que o INSS é calculado pela tabela vigente em dez/2013 (regime de competência), enquanto o IRRF usa a tabela vigente em jan/2014 (regime de caixa). Os dois regimes coexistem no mesmo holerite — essa distinção é fundamental.

Retenção Indevida ou a Maior: O Que Fazer

Implicação trabalhista (CLT, art. 462): se a empresa reter IRRF a maior e não devolver a diferença ao empregado, viola a proibição de descontos não legais no salário. O TST já decidiu que cabe à empresa arcar com o ônus da retenção indevida — o empregado não pode ser prejudicado com recebimento inferior ao que lhe é devido.

IRRF em Reclamatórias Trabalhistas

Quando o empregado recebe créditos trabalhistas de forma acumulada em decisão judicial, o cálculo do IRRF segue a Súmula 368, VI do TST:

• O imposto é calculado sobre o montante total dos rendimentos tributáveis pagos, usando uma tabela progressiva especial — que é a tabela progressiva mensal multiplicada pelo número de meses a que os rendimentos se referem
• O método está regulamentado no art. 12-A da Lei 7.713/1988 e nas Instruções Normativas da RFB
• Responsabilidade pelo recolhimento: é do empregador. Mas o empregado responde pelo pagamento do imposto que incide sobre a sua cota-parte — mesmo que o empregador seja culpado pelo inadimplemento das verbas (Súmula 368, II do TST)

Restituição de recolhimento a maior em reclamatória: cabe expedição de ofício à Receita Federal para restituição do valor retido a maior (TRT-9, 2024). Esse procedimento é cabível mesmo na fase de execução do processo.

Checklist para o DP

• Verificar se o sistema de folha está configurado com a tabela progressiva vigente na data do pagamento — não na data de competência
• Quando há mudança de tabela a partir de 1º de janeiro: usar a nova tabela para salários de dezembro pagos em janeiro — e a tabela de dezembro para o cálculo do INSS do mesmo mês
• Adiantamento pago e saldo pagos no mesmo mês calendário: não calcular IRRF no adiantamento — calcular apenas no saldo, sobre o total
• Adiantamento e saldo em meses diferentes: calcular IRRF no adiantamento e compensar no saldo; somar ao adiantamento os rendimentos já pagos no mesmo mês
• 13º salário: 1ª parcela isenta de IRRF; 2ª parcela tributada integralmente com tabela de dezembro e tabela exclusiva do 13º
• PLR: tributada separadamente com tabela diferenciada — não somar à folha do mês
• Remuneração indireta sem identificação do beneficiário: tributação exclusiva de 35% sobre o rendimento reajustado, código 2063
• Se houve retenção a maior e ainda não recolheu: devolver a diferença ao empregado e corrigir o comprovante — sem burocracia adicional
• Se já recolheu a maior: restituir ao empregado e compensar via PER/DCOMP, ou deduzir nos meses seguintes (mesmo ano-calendário)
• Não deixar de devolver ao empregado a diferença retida indevidamente — a CLT (art. 462) proíbe descontos não previstos em lei, e o TST responsabiliza a empresa pelo ônus da retenção a maior

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